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Trabalhar a partir de casa: 10 dicas para gestão de tarefas

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Com as novas recomendações preventivas da Direção-Geral de Saúde para a redução do risco de contágio pelo vírus COVID-19 que alertam para a necessidade de isolamento temporário, trabalhar a partir de casa é uma realidade cada vez mais presente nas empresas e instituições. Se a sua empresa adotou ou vai adotar esta política preventiva, saiba como pode tirar partido do trabalho remoto para aumentar os níveis de produtividade, que são muitas vezes, mais difíceis de manter quando se trabalha num ambiente com distrações.

Trabalhar a partir de casa | Gestão de Tempo

Fazer uma gestão eficaz e realista do seu tempo de trabalho é meio caminho andado para ter sucesso quando está a trabalhar a partir de casa e no cumprimento das tarefas que tem de executar. Comece por fazer um plano de trabalho para a semana ou para o próprio dia, destacando as tarefas a que deve dar mais importância e organizando-as segundo as necessidades do seu dia (timings, horários de clientes, fornecedores ou colaboradores a contactar, ou outros fatores que interfiram com a conclusão do trabalho em mãos). De forma a cumprir os limites que estabeleceu para cada tarefa e também para analisar quanto tempo gastou em cada projeto, poderá utilizar programas ou softwares de gestão e contagem de tempo como os que se seguem.

Ferramenta #1 – Toogl

O Toogl é um software com funcionalidades gratuitas de contagem de tempo para a gestão de tarefas. Permite também organizar os trabalhos por cliente e por projeto e concede relatórios do tempo gasto para cada cliente ou trabalho específico, sendo possível definir um espaço temporal personalizado de análise ou até mesmo por utilizador/trabalhador. Além de possuir uma versão para desktop, tem também uma versão simplificada do contador de tempo para o ambiente de trabalho e uma App para o telemóvel.

Ferramenta #2 – Pomicro

O Pomicro é uma ferramenta simples de gestão de tempo baseada no modelo Pomodoro, um conceito que dita que o trabalho deve ser dividido em períodos de 25 minutos, separados por pequenas pausas. Esta ferramenta tem um interface bastante simples e avisa-nos quando é tempo para trabalhar e quando é tempo para uma pausa.

Ferramenta #3 – ClearFocus

A ClearFocus é uma App que se rege também pela técnica Pomodoro, colocando um temporizador no visor do telemóvel que mostra o tempo passado para determinada tarefa. A aplicação também lhe mostra estatísticas sobre os períodos de trabalho por semana, por mês e por ano.

Ferramenta #4 – Forest

Forest é uma App com um propósito bastante simples: impedir o utilizador de “vaguear” pelo telemóvel de forma a garantir que este dispositivo não será um fator de distração para o trabalho a executar. E funciona da seguinte forma: o utilizador tem de plantar uma árvore e definir um período de tempo para ela crescer, por exemplo, de 30 minutos; durante este tempo, não pode sair da aplicação, caso contrário, a árvore morre. Pode também adicionar o Forest como uma extensão no browser do seu computador, onde pode até definir websites que habitualmente o distraem, como os das redes sociais.

Trabalhar a partir de casa | Gestão de Tarefas

Além da necessidade de controlar o tempo despendido em cada tarefa, saber como priorizar o seu trabalho pode ser a chave para terminar os projetos mais cedo, além de, naturalmente, atender às necessidades de entrega dos seus clientes, principalmente quando está a trabalhar a partir de casa. Saiba que ferramentas o podem ajudar:

Ferramenta #5 – Priorização de tarefas

O DayBoard é uma aplicação que cria uma lista das 5 tarefas prioritárias do dia. Sempre que abrir um novo separador, a lista irá ser exibida, relembrando-o do que tem para fazer antes de visitar algum website que o distraia.

Ferramenta #6 – Auxílios para a escrita

Se necessita de escrever um texto, relatório ou artigo e tem problemas em terminar a tarefa sem se deixar levar pelas redes sociais, ou outro qualquer website que possa ser uma distração, pode experimentar o Cold Turkey Writer. A plataforma bloqueia tudo no seu computador até atingir o seu objetivo de escrita: um objetivo que pode ser definido por duração de tempo ou em função do número de palavras pretendido.

Se não tem problemas de distração e quer até terminar o mais rapidamente possível, pode utilizar o Auto Text Expander: uma extensão que permite criar atalhos no teclado para expressões ou frases que usa com frequência. Esta lista é sincronizada com o Chrome quando faz login.

Trabalhar  partir de casa | Gestão de Equipas

Quando se trata de necessidades mais complexas de delineamento de projetos e coordenação entre colaboradores, existem alguns softwares que podem contribuir de forma eficiente para coordenar equipas, partilhar tarefas e definir metas e entregas. Conheça-os:

Ferramenta #7 – Asana

A Asana é uma plataforma de gestão de trabalho em equipa que possibilita a definição de tarefas para cada colaborador, com prazos e diferentes índices de prioridade. É possível fazer um mapeamento dos projetos em mãos, colocando-os num calendário e definindo os caminhos/as pessoas por onde as tarefas vão passando. Assim, toda a equipa consegue seguir o rumo dos trabalhos e saber quais as metas a alcançar.

Ferramenta #8 – Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma ótima opção de colaboração para as equipas que necessitam de trabalhar em projetos em larga escala, além de funcionar como um meio de comunicação entre colaboradores. Isto porque a sua base assenta em “canais” de chat onde é possível os trabalhadores comunicarem entre si, partilharem ficheiros do Office (nos quais podem trabalhar em conjunto e deixar comentários em tempo real) e fazerem a calendarização de eventos ou reuniões.

Ferramenta #9 – Bitrix24

O Bitrix24 é mais uma plataforma que reúne diversos recursos de trabalho num único lugar. Consegue gerir projetos e tarefas e atribuir cargos ou trabalhos aos colaboradores, funcionando também como contador de tempo. É um CRM que possibilita a comunicação entre toda a equipa e tem diversas soluções para empresas.

Trabalhar a partir de casa | Ferramenta Anti-Procrastinação

Trabalhar a partir de casa implica estar rodeado de possíveis distrações e nem sempre é fácil mantermos o foco nas tarefas em mãos. Adiarmos o nosso trabalho para realizarmos outras tarefas da lide da casa ou para fazermos uma visita a websites e plataformas de redes sociais é um comportamento que devemos combater em prol da produtividade da empresa. Por isso, conheça algumas ferramentas que o ajudarão a acabar de uma vez por todas com a procrastinação:

Ferramenta #10 – Bloquear o acesso a websites

As redes sociais são uma das escapatórias mais chamativas durante o processo de trabalho. Por isso, e para não ter desculpas, poderá instalar extensões no seu browser que lhe negarão o acesso a determinados websites (aqueles que definir). Se usa o Google Chrome, poderá utilizar o BlockSite ou o StayFocusd. Se costuma utilizar o Firefox, poderá experimentar o Leechblock (que também funciona no Chrome). Para o Safari, pode trabalhar com o SetApp. Também para os utilizadores do macOS, a aplicação SelfControl permite-lhe bloquear o acesso a websites e servidores de e-mail até que o tempo pré-definido de bloqueio termine (mesmo que reinicie que o computador). Também o software Freedom, que funciona em qualquer dispositivo, lhe permite controlar o acesso a websites e a redes sociais, além de suspender notificações e mensagens até desbloquear a aplicação. Para bloquear e analisar o acesso a determinadas apps do seu telemóvel, pode também utilizar o OffTime ou o StayOnTask.

Agora que já conhece estas ferramentas, não há desculpa para não ser tão produtivo quando está a trabalhar a partir de casa como quando está no escritório. Implemente-as nas sua empresa e não deixe os resultados caírem apesar do trabalho remoto e do menor controlo nos seus funcionários.

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