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Como gerir uma equipa em teletrabalho e aumentar a produtividade

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Gerir uma equipa que está a trabalhar à distância apresenta desafios. Com o isolamento social como medida de contenção do novo coronavírus, muitas empresas e instituições passaram a desempenhar o seu trabalho a partir de casa. É uma mudança na realidade dos colaboradores, o que exige uma adaptação ao novo ambiente e ao método de trabalho, pelo que gerir uma equipa nestas circunstâncias é uma adaptação constante. Confira algumas dicas para conseguir gerir uma equipa em teletrabalho e potenciar a comunicação entre todos os membros.

Equipa em teletrabalho | Manter uma rotina

Num ambiente com mais distrações, como em casa, é essencial que se mantenha uma rotina e exista organização. A familiaridade do local pode comprometer a produtividade. Um horário semelhante ao que praticavam na empresa, antes de entrarem em regime de teletrabalho, é o mais eficaz para conseguirem estar em contacto uns com os outros sempre que necessário. O objetivo de manter a rotina quando está a gerir uma equipa em teletrabalho não é controlar se os colaboradores cumprem o horário, mas sim promover uma comunicação eficaz.

Equipa em teletrabalho | Definir objetivos claros

Não é apenas no trabalho a partir de casa que é de extrema importância ter objetivos bem definidos. Devem ser traçadas metas individuais mas também coletivas. Deste modo, torna-se mais claro para os colaboradores que as tarefas têm prioridade e existe flexibilidade para que os profissionais possam gerir o seu tempo do modo mais adequado. Os objetivos devem ser revistos com frequência de modo a irem de encontro às necessidades momentâneas da empresa/instituição.

Equipa em teletrabalho | Privilegiar a comunicação

Manter o contacto entre os profissionais é indispensável. O sucesso de uma equipa é garantido pela interação entre as pessoas. Partilhar ideias e dar / receber feedback deve acontecer de forma recorrente e não apenas pontual.
Para que o diálogo seja eficaz é necessário utilizar ferramentas de organização e comunicação. Existem várias aplicações que permitem melhorar a gestão de equipas. Pode recorrer ainda a uma ferramenta de chat mais comum — o que pode ser uma ótima opção para que a comunicação seja constante, caso a equipa não seja muito grande.
No entanto, tenha em atenção que não deve utilizar muitas ferramentas. Opte por uma, no máximo duas opções de comunicação. Assim, comunicar torna-se mais acessível e eficaz.

Equipa em teletrabalho | Investir na relação da equipa

Como não existe contacto pessoal, é importante que se mantenha uma boa relação para que a equipa funcione da melhor forma. É necessário que os trabalhadores se sintam envolvidos.
Manter comunicação não relacionada com o trabalho é importante. Não nos podemos esquecer que as pessoas estão em isolamento e que reforçar esta relação é de extrema importância para que se sintam motivadas. Este tipo de comunicação ajuda a fortalecer a relação interpessoal e, por isso, a melhorar o desempenho dos membros da equipa. Trabalhar de casa não é igual a estar num escritório das 9 às 18h. É uma mudança grande e é essencial compreender as dificuldades que as pessoas sentem no que diz respeito a esta adaptação.
É fundamental  manter toda a equipa informada sobre o desempenho da empresa. As pessoas gostam de saber o que está a acontecer e como podem contribuir para ajudar a instituição.
Todas as ações contam para criar uma sensação de que não está apenas a trabalhar cada um em sua casa, mas que fazem parte de uma equipa que está a unir esforços para atingir objetivos em comum.

Equipa em teletrabalho | Fazer reuniões online

As reuniões virtuais são uma ótima forma de manter toda a equipa atualizada. Quer sejam diárias ou semanais permitem avaliar as necessidades da empresa e traçar novos objetivos. Cada colaborador pode apresentar prioridades e dificuldades do seu trabalho a toda a equipa.
Se for possível, aposte em utilizar vídeo nestas reuniões. Em regime de teletrabalho perde-se o convívio pessoal diário, o que faz muita diferença na relação entre as equipas porque não nos podemos esquecer: mais de metade da comunicação é não-verbal. Reunir por videoconferência permite compreender o estado de espírito dos trabalhadores, as suas reações a mudanças de planos.

Existem várias ferramentas que as equipas podem utilizar para fazer reuniões online:

  • Zoom

A Zoom é uma ferramenta que permite a comunicação em grupo e é uma opção perfeita para realizar reuniões à distância. Na versão gratuita, pode realizar videoconferências online com um máximo de 100 participantes ao mesmo tempo. A Zoom é compatível com todos os sistemas operacionais, incluindo os de dispositivos móveis.

  • Google Hangouts

O Hangouts Meet é, provavelmente, uma das ferramentas mais utilizadas para videoconferências. O Google Meet está totalmente integrado com o G Suite, pelo que pode ser ligado ao Google Docs – que permite edições compartilhadas de um documento. Os participantes podem entrar numa reunião através de um evento do Calendário Google ou de um convite por email.

  •  Scribblar

O Scribblar é mais simples, uma vez que não há a possibilidade de utilizar vídeo. Todos os participantes têm acesso a um quadro em que podem fazer apontamentos e podem conversar por chat ou por voz. É muito útil para reuniões rápidas ou quando algum dos membros tem uma conexão limitada à Internet.

Siga estas dicas como ponto de partida para gerir uma equipa em teletrabalho, adaptando-as às particularidades do seu negócio e otimizando-a. Procure sempre a melhor forma para lidar com os desafios de gerir o isolamento e o trabalho a partir de casa.

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